Vorsorgeüberwachung und -steuerung für Führungskräfte

Der Arbeitgeber hat Pflichtvorsorgen für die Beschäftigen vor Aufnahme der Tätigkeit und in regelmäßigen Ab­ständen zu veranlassen. Angebotsvorsorgen hat der Arbeit­geber den Beschäftigen vor Aufnahme der Tätigkeit und in regelmäßigen Abständen anzubieten. Führungskräfte als Vertreter des Arbeitgebers üben diese Aufgaben in gemeinschaftlicher Arbeit mit dem Betriebsärztlichen Dienst aus. AVMS unterstützt die Führungskräfte in Verbindung mit MEDAS bei dieser Aufgabe, indem das Modul jeder Führungskraft die ihr zugewiesenen Mitarbeiter und deren aktuellen Stand der Fälligkeiten und zugerordneten Vorsorgen anzeigt. Darüber hinaus werden in AVMS auch die Fälligkeiten der Eignungs­untersuchungen angezeigt, so dass den Führungskräften dadurch ein Gesamtüberblick angeboten wird.

Überwachung der Vorsorgen/Eignungsuntersuchungen

  • Ausschließlich den Führungskräften zugewiesene Mit­arbeiter werden angezeigt.
  • Zu jedem Untersuchungsanlass eines Mitarbeiters werden Verbindlichkeit, Fälligkeit und der Bearbeitungs­stand aus Sicht der Führungskräfte dargestellt.
  • Aus dem Untersuchungsanlass können die Führungs­kräfte den Mitarbeitern eine Information zur Fälligkeit der Vorsorge/Eignungsuntersuchung als Dokument ausdrucken oder per E-Mail zusenden.
  • Die Führungskräfte bekommen zu jedem Untersuchungs­anlass das Datum, zu welchem sie den Mitarbeiter infor­miert haben, angezeigt.
  • Beispielsweise in einem Zeitraum von 12 Monaten fällige Vorsorgen/Eignungsuntersuchungen werden beim Informationsschreiben zur Fälligkeit zusammengefasst und dadurch terminlich zusammengelegt.
  • Durch die gemeinsame Bearbeitung der Datensätze mit MEDAS zusammen, können die Führungskräfte den vereinbarten Termin der Vorsorge/Eignungsunter­suchung bei jedem Untersuchungsanlass ablesen.
  • Über Ampelfarben geregelt, erkennen die Führungs­kräfte, ob keinerlei Handlungsbedarf notwendig ist (grüne Farbe), ob Mitarbeiter auf die anstehende Fällig­keit der Vorsorge/Eignunguntersuchung hingewiesen werden müssen (gelbe Farbe) oder ob die Fälligkeit überschritten ist und Mitarbeiter auf die Vorsorge/Eignungsuntersuchung nicht hingewiesen wurden (rote Farbe).
  • Die einem Mitarbeiter zugeordneten Vorsorgen/Eig­nungsuntersuchungen können ausgeschaltet werden, um deren Überwachung zu beenden.
  • Bei den Mitarbeitern können Führungskräfte fehlende Vorsorgen/Eignungsunter­suchungen hinzufügen.

Voraussetzung für die Ausübung der Tätigkeit ist für Mitarbeiter die Teilnahme an der Pflichtvorsorge, sofern sie einer Pflichtvorsorge unterliegen. Bei Eignungs­untersuchungen hingegen genügt die Teilnahme an der Untersuchung nicht. Vielmehr ist das Ergebnis der Eignungsuntersuchung für die Ausübung der Tätigkeit von Belangen.

Einsatzfähigkeit der Mitarbeiter

  • Anzeige der Einsatzfähigkeit der zugwiesenen Mit­arbeiter in Abhängigkeit vom Untersuchungsanlass (Pflichtvorsorge oder Eignungsuntersuchung).
  • Untersuchungsanlässe, bei welchen u.U. die Aus­übung der Tätigkeit gefährdet ist, werden mit einem Ausrufezeichen markiert, um die Teilnahme an der Pflichtvorsorge und das Ergebnis der Eignungs­untersuchung von den Führungskräften hinreichend überwachen zu können.
  • Konfigurationsmöglichkeit für die Vorsorge- bzw. Untersuchungsergebnisse, welche im medizinischen Untersuchungsauftrag in MEDAS bei Pflichtvorsorgen als 'teilgenommen' bzw. bei Eignungsuntersuchungen als 'geeignet' gewertet werden.

Vorsorgekartei

  • Über eine gesonderte Rolle 'Personalabteilung' können sämtliche Mitarbeiter aufgerufen und deren Vorsorgekartei angezeigt und ausgedruckt werden.
  • Alternativ kann den Führungskräften das Recht ein­geräumt werden, die Vorsorgekartei Ihrer zugewiesenen Mitarbeiter anzeigen und ausdrucken zu können.

Ersthelferliste

  • Werden in MEDAS die Erste-Hilfe-Kurse organisiert, dann erhalten die Führungskräfte eine Übersicht, welche Ihrer Mitarbeiter welchen Erste-Hilfe-Kurs besucht haben, wann der nächste Kurs fällig ist und welcher Mitarbeiter aktuell 'Ersthelfer' ist.

Versetzungen/Verleihungen/Vertretungsregelung

  • Temporäre Versetzungen/Verleihungen bildet jede Führungskraft dadurch ab, dass sie den oder die Mitarbeiter der empfangenden Führungskraft zuweist. Dadurch kann die empfangende Führungskraft die Untersuchungsanlässe einsehen und ggf. notwendige Untersuchungsanlässe für eine neue Tätigkeit hinzu­fügen, jedoch keine Untersuchungsanlässe entfernen.
  • Die Überwachung und Steuerung der Vorsorgen/Eignungsuntersuchungen beispielsweise bei urlaubs­bedingten Abwesenheiten kann jede einzelne Führungskraft durch temporäre Freigaben an andere Führungskräfte selbstständig ver­walten.
  • Eine grundsätzlich veränderte Führungskraft-Mitarbeiter-Beziehung erkennt AVMS selbstständig und löst die manuelle Vertretungs- und Verleihungskonstellation automatisch auf.

Produktivitätshilfen

  • AVMS kann automatisierte E-Mails an alle zugelassenen Führungskräfte verschicken, um auf Stati-Änderungen aufmerksam zu machen bzw. die Führungskräfte darauf aufmerksam zu machen, dass Vorsorgen/Eignungsuntersuchungen bald fällig oder bereits überfällig sind.
  • Der manuelle Informationsprozess der Mitarbeiter über anstehende Vorsorgen/Eignungsuntersuchungen kann über den automatischen Versand von E-Mails an die Mitarbeiter automatisiert werden.
  • Vorsorgen, welche in MEDAS als 'Dauervorsorge' gekennzeichnet sind, können von Führungskräften nicht deaktiviert werden, so dass auch nachgehende Untersuchungen von den Führungskräften überwacht werden und diese Zusatzarbeit im Betriebsärztlichen Dienst entfällt.
  • Nicht wahrgenommene Angebotsvorsorgen werden nach einem definierten Zeitraum automatisch abge­schlossen und die neuen Fälligkeiten erzeugt.
  • Das Berechtigungssystem der Führungskräfte ist über Gruppen an das Active Directory geknüpft, so dass die Verwaltung von Zugriffskonten für die Führungskräfte entfällt.

Systemsicherheit

  • Das Anmeldeverfahren der Führungskräfte ist an die Kennwortsicherheit der Windows-Anmeldung geknüpft.
  • AVMS verwendet ausschließlich das Kommunikationsprotokoll HTTPS, um abhörsicher zu übertragen.